Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy Winnica - Zapytanie ofertowe dot. inwentaryzacji źrodeł ciepła na terenie Gminy Winnica

1. Zamawiający:

Gmina Wnnica

06-120 Winnica, ul. Pułtuska 25,

tel. (23) 691 40 28

e-mail: sekretariat@gminawinnica.pl

strona internetowa: www.gminawinnica.pl

2. Nazwa zamówienia:

Inwentaryzacja źrodeł ciepła na terenie Gminy Winnica.

3. Rodzaj zamówienia i tryb postepowania: usługi w trybie zapytania ofertowego skierowanego do potencjalnych wykonawców. Postepowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówien publicznych - (Dz.U. z 2021 poz. 1129).
4. Opis przedmiotu zamówienia:

• Przedmiot zamówienia obejmuje zinwentaryzowanie wszystkich źrodel ciepła na terenie gminy Winnica, zarówno w lokalach mieszkalnych ( jednorodzinnych i wielorodzinnych, letniskowych) handlowych, uslugowych jak i użyteczności publicznej
• Zadanie p.n.: Inwentaryzacja źródel ciepła na terenie Gminy Winnica zrealizowane bedzie przy pomocy srodkow z budżetu Wojewodztwa Mazowieckiego w ramach „Mazowieckiego Instrumentu Wsparcia Ochrony Powietrza i Mikroklimatu MAZOWSZE 2021".
• Badanie w ramach przedmiotu zamówienia zostanie sporządzone za pomocy metody wywiadu bezpośredniego.

Metoda wywiadu bezpośredniego — polega na wypełnianiu ankiety w formie papierowej lub elektronicznej. W ramach tej metody informacje muszą zostać pozyskane od użytkowników lokali lub budynków (np. najemców, właścicieli, zarządców) i spisane na podstawie bezpośredniego kontaktu, z wyłączeniem zbierania i przetwarzania danych osobowych.

Ankieterzy, w celu pozyskania danych, mają za zadanie przeprowadzenie rozmowy z respondentem, wspólnej analizy poszczególnych punktów kwestionariusza, a także wypełnienie ankiety.

4)       Inwentaryzacja zostanie przeprowadzona na 1100  punktach adresowych. Domy mieszkalne, zabudowa letniskowa, punkty usługowe oraz punkty użyteczności publicznej.

5)       Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie wykorzystać ankietę opracowaną przez Mazowiecki Instrument Wsparcia Ochrony Powietrza i Mikroklimatu MAZOWSZE 2021,

6)       W ramach realizacji zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do przetwarzania otrzymanych danych osobowych tylko i wyłącznie w celu realizacji niniejszego zamówienia. Zamawiający zawrze z Wykonawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

7)       W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:

1. a) Przeprowadzenia ankiet wśród mieszkańców gminy. Wykonawca zapewni wyposażenie ankieterów w niezbędne narzędzia pracy, w tym m.in. zestawy wydrukowanych ankiet, identyfikatory. Wykonawca zapewni ankieterom środki ochrony bezpośredniej tj. maseczki, rękawiczki.
2. b) Opracowania i dystrybucji plakatów i ulotek na temat ochrony jakości powietrza (kampania informacyjna)

Przygotowanie i przeprowadzenie akcji informacyjno-promocyjnej na terenie gminy. W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do opracowania i przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji materiałów informacyjno-promocyjnych w formie broszury i plakatów oraz do przygotowania materiału w formie informacji na stronę internetową Zamawiającego. Wykonawca po akceptacji przez Zamawiającego przesłanych projektów plakatu i broszury, zobowiązany jest do dostarczenia wydrukowanych 40 sztuk plakatów w formacie min. A3 oraz 100 szt. ulotek kolorowych w formacie A5 a także dostarczyć elektroniczną wersję plakatu i ulotki.

1. c) Opracowania bazy danych. Wykonawca stworzy bazę danych. na podstawie przeprowadzonych prac z wykorzystaniem programu MS Office, Word lub Excel.
2. d) Utworzenie programu dedykowanego do obsługi bazy danych wraz z przeprowadzeniem szkolenia z jego obsługi. Oprogramowanie autorskie, udostępnione stosowną licencją Gminie Wilga. Oprogramowanie powinno umożliwiać efektywne zarządzanie zebranymi danymi inwentaryzacyjnymi.
3. f) Opracowanie raportu końcowego.

5. Wytyczne do przeprowadzenia inwentaryzacji:

1) Założenia inwentaryzacji:

Inwentaryzacja musi jednoznacznie wskazać wszystkie źródła ciepła w każdym lokalu lub budynku położonym na terenie gminy ogrzewanym indywidualnie, w tym w szczególności: mieszkalnym (jednorodzinnym i wielorodzinnym, letniskowych), handlowym, usługowym, Podmioty, które powinna objąć inwentaryzacja, to przede wszystkim:

• małe kotłownie przydomowe, paleniska domowe (piece ceramiczne, piecokuchnie. piece wolnostojące. kominki).
• niewielkie kotłownie do 1 MW dostarczające ciepło do lokali usługowych lub warsztatów,
• kotłownie w obiektach użyteczności publicznej
• kotłownie w obiektach handlu i usług.

2) Metodyka

Inwentaryzacja zostanie przeprowadzona przy użyciu metody bezpośredniej.

Metoda wywiadu bezpośredniego — polega na wypełnianiu ankiety w formie papierowej lub elektronicznej. W ramach tej metody informacje muszą zostać pozyskane od użytkowników lokali lub budynków (np. najemców. właścicieli, zarządców) i spisane na podstawie bezpośredniego kontaktu, z wyłączeniem zbierania i przetwarzania danych osobowych.

Ankieterzy, w celu pozyskania danych, mają za zadanie przeprowadzenie rozmowy z respondentem, wspólnej analizy poszczególnych punktów kwestionariusza, a także wypełnienie ankiety.

Uwaga! Dla lokali lub budynków, których użytkownicy uniemożliwili przeprowadzenie inwentaryzacji, za sposób ogrzewania uznaje się wykorzystanie najbardziej emisyjnego źródła bezklasowego (nieekologicznego).

3) Zakres inwentaryzacji

1. a) dane adresowe, tj.: powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer budynku, numer lokalu,
2. b) dane o budynku/lokalu, tj.: typ budynku, powierzchnia użytkowa budynku/lokalu wyrażona w m², ocieplenie, przeprowadzone termomodemizacje,

c )       dane o źródle/źródłach ciepła — dla budynku lub lokalu: • liczba źródeł,

• charakter produkowanego ciepła (ogrzewanie, ciepła woda użytkowa),
• rodzaj komory spalania (otwarta. zamknięta),
• klasa kotła na podstawie tabliczki znamionowej lub dokumentu poświadczającego emisję (brak klasy lub brak informacji, klasa 3, klasa 4, klasa 5. ekoprojekt),
• sposób podawania paliwa (ręczny bez wentylatora, ręczny z wentylatorem, podajnik automatyczny, brak informacji — jeśli nie znany),
• urządzenie odpylające (jeśli tak, deklarowana sprawność urządzenia [%]).
• sprawność cieplna,
• rok instalacji,
• rok produkcji,
• moc [MW],
• źródło danych (z tabliczki znamionowej, z dokumentacji technicznej. inne — podać jakie).
• liczba źródeł.
• charakter produkowanego ciepła (ogrzewanie. ciepła woda użytkowa),

Gmina poinformuje mieszkańców o planowanej inwentaryzacji w sposób zwyczajowo przyjęty (materiały informacyjne zostaną umieszczone na stronie internetowej urzędu, socjał media, tablicy ogłoszeń, a także zostaną przekazane sołtysom, celem ich dalszej dystrybucji wśród mieszkańców).

Podczas inwentaryzacji, dla każdego inwentaryzowanego obiektu należy pozyskać następujące dane, w odniesieniu do każdego inwentaryzowanego obiektu:

kocioł na paliwa stale:

kocioł gazowy, kocioł olejowy, ogrzewanie elektryczne:

sieć ciepłownicza, pompa ciepła, kolektory słoneczne:

• charakter produkowanego ciepła (ogrzewanie, ciepła woda użytkowa),

piec, piecokuchnia, piec wolnostojący, kominek:

• liczba źródeł,
• charakter produkowanego ciepła (ogrzewanie, ciepła woda użytkowa),
• rodzaj komory spalania (otwarta, zamknięta),
• ekoprojekt (tak lub nie),
• urządzenie odpylające (jeśli tak, deklarowana sprawność urządzenia [%]),
• sprawność ciepina,
• rok instalacji,
• rok produkcji.
• moc [MW],
• źródło danych (z tabliczki znamionowej. z dokumentacji technicznej, inne — podać jakie).

piec kaflowy:

• liczba źródeł,
• rodzaj komory spalania (otwarta, zamknięta),
• urządzenie odpylające (jeśli tak, deklarowana sprawność urządzenia [%]),
• sprawność ciepina,
• rok instalacji,
• moc [MW],
• źródło danych (z tabliczki znamionowej, z dokumentacji technicznej, inne — podać jakie),

1. d) roczne zużycie paliw dla kotła (węgiel orzech [ton], węgiel kostka [ton], węgiel groszek [ton], węgiel miał [ton], węgiel brunatny [ton], drewno kawałkowe [metr przestrzenny], pellet/brykiet [ton], inna biomasa [ton], gaz przewodowy (sieć) [m3], gaz butla/zbiornik LPG/zbiornik LNG [m3], olej opałowy [litr]),
2. e) plany dotyczące zmiany sposobu ogrzewania.

4) Raport końcowy z przeprowadzonej inwentaryzacji

Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia raportu końcowego z przeprowadzonej inwentaryzacji, który powinien zawierać podsumowanie obejmujące: dane adresowe gminy, wskazanie osoby do kontaktu, wykorzystaną metodę, zestawienie uzyskanych wyników, w szczególności: liczbę zinwentaryzowanych budynków i lokali, łączną powierzchnię użytkową zinwentaryzowanych budynków w podziale na sposób ogrzewania [m2] (kotły opalane węglem, kotły opalane drewnem, kotły opalane pelletem, kotły gazowe, kotły olejowe, ogrzewanie elektryczne, sieć ciepłownicza, pompa ciepła, kolektory słoneczne, piec, piecokuchnia. piec wolnostojący, kominek, piec kaflowy i inne), liczbę budynków nieocieplonych, liczbę i rodzaj źródeł ciepła w podziale na kotły opalane węglem, kotły opalane drewnem, kotły opalane pelletem, kotły gazowe, kotły olejowe, ogrzewanie elektryczne, sieć ciepłownicza, pompa ciepła, kolektory słoneczne, piec, piecokuchnia, piec wolnostojący, kominek, piec kaflowy i inne, liczbę źródeł ciepła spełniających wymogi ekoprojektu, łączne roczne zużycie paliw w zinwentaryzowanych budynkach {węgiel orzech [ton], węgiel kostka [ton], węgiel groszek [ton], węgiel miał [ton], węgiel brunatny [ton], drewno kawałkowe [metr przestrzenny], pellet/brykiet [ton], inna biomasa [ton], gaz przewodowy (sieć) [m3], gaz butla/zbiornik LPG/zbiornik LNG [m3], olej opałowy [litr]), podsumowanie zebranych informacji dotyczących planów zmiany sposobu ogrzewania.

6. Pozostałe informacje:

1) Jeżeli użytkownik lokalu/budynku uniemożliwili przeprowadzenie inwentaryzacji, Wykonawca podejmie drugą próbę jej sporządzenia. Jeżeli mimo to, nie jest możliwe dokonanie spisu — ankieter wyznaczony przez Wykonawcę sporządzi pisemne, opatrzone podpisem oświadczenie. Oświadczenie będzie zawierać: dane kontaktowe ankietera, adres inwentaryzowanej nieruchomości, ilość budynków zlokalizowanych na nieruchomości (fakultatywne) data, godzina wizji, przyczyna nieprzystąpienia do inwentaryzacji.

2)       Wyniki powinny być przekazane Zamawiającemu na 14 dni przed końcem umowy.

3)       Zamawiający zastrzega sobie w czasie trwania umowy. możliwość zmiany ilości adresów nieruchomości, na których planowane jest przeprowadzenie inwentaryzacji.

4)       Zamawiający w terminie do 7 dni od zawarcia umowy przekaże Wykonawcy wykaz nieruchomości, na których ma zostać przeprowadzona inwentaryzacja.

5)       Wykonawca jest zobowiązany do przetwarzania otrzymanych danych osobowych tylko i wyłącznie w celu realizacji niniejszego zamówienia. Zamawiający zawrze z Wykonawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

6)       Wykonawca w terminie do 14 dni od podpisania umowy przekaże Zamawiającemu materiały informacyjno-promocyjne, celem ich rozpropagowania wśród mieszkańców gminy.

7)       Wykonawca przedstawi w terminie do 7 dni od zakończenia zadania (nie później niż do 16.11.2021) raport końcowy z przeprowadzenia inwentaryzacji źródeł ciepła.

8)       Płatność zostanie dokonana po wykonaniu zadania i jest uzależniona od ilości zinwentaryzowanych budynków/lokali.

9)       Raport końcowy z opracowanej inwentaryzacji Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie wydruku (3 egz.) oraz na nośniku elektronicznym w wersji umożliwiającej edycję dokumentacji przy użyciu oprogramowania będącego w posiadaniu Zamawiającego tj. Microsoft Word lub Microsoft Excel;

10) Wykonawca przystąpi do realizacji prac i będzie je realizował zgodnie z harmonogramem. W każdym przypadku opóźnienia Wykonawca zobowiązany będzie poinformować Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem o zmianach w harmonogramie w terminie nie krótszym niż 4 dni robocze. Wymaganie to nie dotyczy okoliczności, za które Wykonawca nie odpowiada, a które zaistniały po upływie tego terminu.

11) Wykonawca będzie realizował prace zgodnie z umową oraz złożoną Zamawiającemu ofertą.

7. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do 16.11.2021 r.
8. Warunki udziału w postępowaniu:

1)       O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie w należytym wykonaniu w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 usług polegających na przeprowadzeniu inwentaryzacji źródeł ciepła na terenie 3000 nieruchomości, w tym przynajmniej 1 usługi obejmującej utworzenie programu dedykowanego do obsługi danych.

2)       Na potwierdzenie powyższego warunku Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą wykaz zrealizowanych usług (zgodnie z zał. nr 3 do Zapytania Ofertowego)

9. Ogólne informacje dotyczące zamówienia:

1)       Wybrany wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia oraz wszelkie pozostałe obowiązki opisane w zapytaniu ofertowym z wysoką starannością, uwzględniając profesjonalny charakter prowadzonej przez siebie działalności, zgodnie ze złożoną ofertą, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, ogólnie przyjętymi zasadami, a także zgodnie z obustronnymi ustaleniami potwierdzonymi w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej_

2)       Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 16.11.2021 r.

3)       Pozostałe informacje dotyczące sposobu wykonywania przedmiotu zamówienia zawarte są we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.

4)       Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 15 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

5)       Określenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

90713000 - Usługi konsultacyjne w zakresie zagadnień dotyczących środowiska

90731100 - Zarządzanie jakością powietrza

10. Zasady składania ofert.

1)       Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2)       Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

3)       Oferta musi zawierać nazwę, adres wykonawcy i cenę, wyrażoną w kwocie netto i brutto oraz musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu wykonawcy.

4)       Oferta wykonawcy musi być sporządzona w całości w języku polskim.

5)       Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego Zapytania.

6)       Wykonawca zobowiązany jest wypełnić formularz oferty stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Zapytanie.

7)       Formularz oferty musi być wypełniony na komputerze lub niezmazywanym pisakiem z zachowaniem czytelności.

8)       Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

9)       Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

11. Termin i warunki złożenia oferty:

1)       Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w Sekretariacie Urzędu Gminy Winnica lub elektronicznie na adres mailowy: sekretariat@gminawinnica.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 02.09.2021 r. do godzin 10:00 (decyduje data wpływu do zamawiającego).

2)       Złożone oferty nie zostaną ujawnione do terminu składania ofert.

3)       W przypadku składnia oferty pisemnie, ofertę należy złożyć w zamkniętej i oznaczonej kopercie. Koperta powinna być opisana w następujący sposób:

„Inwentaryzacja źródeł ciepła na terenie Gminy Winnica" nie otwierać przed 02.09.2021 r. przed g. 11:00

4)       Zamawiający odrzuci ofertę złożoną po terminie.

12. Ocena i badanie ofert:

1) W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień lub uzupełnień dotyczących treści złożonych ofert.

2) Oferta wykonawcy podlega odrzuceniu, jeżeli jej treść nie spełnia warunków wymaganych w zapytaniu do składania ofert.

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do oceny szczegółowej wyłącznie oferty najkorzystniejszej.

4) Zamawiajqcy poprawi w ofercie:

1. a) oczywiste omylki pisarskie,
2. b) oczywiste omylki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

• jeżli łączna cena nie odpowiada cenie za części zamówienia. przyjmuje się za prawidłową cenę za część zamówienia,
• jeżeli cena podana liczbą i wyrażoną za pomocą cyfr nie odpowiada cenie podanej słownie, przyjmuje sic za prawidłową cenę podaną liczbowo i wyrażoną za pomocą cyfr,
• przyjmuje się za prawidłową cenę za część zamówienia podaną liczbą i wyrażoną za pomocą cyfr netto.

Zamawiający poprawi m.in. następujące omyłki w obliczeniu ceny:

1. c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z niniejszym Zapytaniem, niepowodujqce istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcy, ktorego oferta została poprawiona.

5) Jeżeli zaoferowana cena, wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego lub wynikającymi z odrebnych przepisow, zamawiający zwróci się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny.

6) W przypadku gdy cena całkowita oferty jest ninsza o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiekszonej o należny podatek od towarów i uslug, ustalonej przed wszczęciem postępowania lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, zamawiajqcy może zwrócić się o udzielenie wyjaśnień, o których mowa w pkt 5). chyba, że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia.

13. Cena i warunki płatności:

1)       Cena wykonania zamówienia musi obejmować wszystkie elementy składowe, za wykonanie których zamawiający jest zobowiązany wykonawcy zapłacić, w tym również należne podatki, wszelkie koszty wykonawcy związane z realizacją zamówienia oraz całkowite koszty zawarcia umowy cywilno-prawnej, jakimi będzie z jej tytułu obciążony zamawiający.

2)       W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w zaoferowanej cenie należy uwzględnić wszelkie koszty ponoszone przez Zamawiającego, w szczególności należności publicznoprawne zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zgodnie z oświadczeniem wykonawcy, złożonym przed podpisaniem umowy.

3)       Cenę należy podać w złotych polskich — brutto z wydzieleniem wartości podatku VAT (jeżeli występuje), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, tj. do pełnego grosza.

4)       Cena stanowiąca wynagrodzenie wykonawcy jest ceną kosztorysową zamówienia. Wykonawca w formularzu ofertowym podaje ceny jednostkowe dot. przedmiotu zamówienia oraz cenę łączną, wyliczoną na podstawie ilości przedmiotu zamówienia, określonego ilościowo w formularzu ofertowym.

5)       Warunki płatności zostały szczegółowo opisane we wzorze umowy, która stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.

14. Kryteria oceny ofert:

1)       W celu wyboru najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie się kierował najniższą ceną.

15. Podpisanie umowy:

1)       Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

2)       O wyborze oferty zamawiający równocześnie powiadomi wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu.

3)       Umowa z wyłonionym Wykonawcą zostanie podpisana jedynie w przypadku przyznania środków i pozyskania dofinansowania.

4)       Wykonawca zobowiązany będzie zawrzeć umowę w terminie i miejscu wskazanym przez zamawiającego po uprzednim uzgodnieniu.

5)       Zamawiający załącza do niniejszego Zapytania wzór umowy (załącznik nr 2), w której uzupełnieniu podlegały będą jedynie dane ustalone w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

16. Kontakt z zamawiającym:

1)       Zamawiający urzęduje w następujących dniach roboczych i godzinach:

Poniedziałek 7:30 - 16:30

Wtorek. Środa, Czwartek  7:30-15:30

Piątek 7:30-14:30

2)       Osoby upoważnione oraz adres poczty mailowej wyznaczony do kontaktów:

Marcin Krulak - e-mail: m.krulak@gminawinnica.pl, tel. (23) 691 40 28