Zapytanie ofertowe na świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Winnica i jednostkach organizacyjnych Gminy

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF
16 maja 2018

Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459 z późn. zm.) w związku z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017, poz. 1579 ze zm.) składam ofertę na świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Winnica i jednostkach organizacyjnych Gminy:
- Publiczna Szkoła Podstawowa w Błędostowie,
- Zespół Placówek Oświatowych w Winnicy,
- Gminna Biblioteka Publiczna w Winnicy,
- Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Winnicy.
w następującym zakresie:
1. Zamawiający: Gmina Winnica – Urząd Gminy Winnica, ul. Pułtuska 25, 06-120 Winnica, tel. 23 691 40 92, faks 23 691 40 25, e-mail sekretariat@gminawinnica.pl
2. Przedmiot zamówienia – przygotowanie jednostek do wdrożenia z dniem 25 maja 2018 r. nowych przepisów w zakresu ochrony danych osobowych (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanych dalej - RODO, ustawy o ochronie danych osobowych, zwanej dalej UDO i wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Winnica i ww. jednostkach organizacyjnych gminy. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przy współpracy z pracownikami Urzędu Gminy Winnica przygotuje jednostkę do wykonywania zadań na podstawie nowych przepisów RODO i UDO i będzie wykonywał zadania IOD, a w szczególności:
1) dokonanie przeglądu obecnego zasobu danych osobowych w celu opracowania nowych dokumentów i określenia środków technicznych spełniających wymagania RODO i IOD;
2) przeszkolenie pracowników zaangażowanych w proces przetwarzania danych osobowych w zakresie nowych przepisów;
3) przeprowadzenie oceny skutków planowanych operacji przetwarzania danych przed rozpoczęciem ich przetwarzania/analiza ryzyka - art. 35 RODO);
4) monitorowanie przestrzegania przepisów ochrony danych osobowych w jednostce oraz pełnienie funkcji doradczych w tym zakresie;
5) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych (art. 30 RODO);
6) zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego oraz zawiadamianie o tym osób, których dane te dotyczą (art. 33 i 34 RODO);
7) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego, dla właścicieli danych osobowych oraz współdziałanie z organem nadzorczym;
Zamawiający w toku wykonywania przez Wykonawcę zadań IOD będzie przygotowywał wszelkie dokumenty w zakresie upoważnień do przetwarzania danych osobowych, aktualizować będzie rejestr tych upoważnień, rejestr czynności i innych dokumentów pod nadzorem IOD. Dokumenty będą przetwarzane i gromadzone w Urzędzie Gminy Winnica i wymienionych wyżej jednostkach organizacyjnych gminy. Szczegółowy zakres wykonywanych zadań strony uzgodnią w toku dalszych negocjacji. Składając ofertę Wykonawca może zaproponować zakres i sposób realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Termin wykonania:
1) od podpisania umowy przez okres 24 miesięcy z możliwością dalszej współpracy;
2) ewentualnie - terminy mogą być zmienione w toku negocjacji, jednakże nie powinny znacząco odbiegać od ww.
4. Opis warunków udziału:
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1) są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełnią warunki w zakresie posiadania:
a. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - złożą w tym zakresie oświadczenie na Formularzu Ofertowym,
b. sytuacji ekonomicznej lub finansowej - złożą w tym zakresie oświadczenie na Formularzu Ofertowym,
c. zdolności technicznej lub zawodowej - złożą w tym zakresie oświadczenie, iż posiadają wiedzę i doświadczenie w wykonywaniu przedmiotu zamówienia i wykażą, iż w okresie ostatnich 5 lat świadczyli usługę w zakresie pełnienia funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji w co najmniej w 2 jednostkach samorządu terytorialnego przez okres co najmniej pół roku lub w 1 jednostce samorządu terytorialnego przez okres co najmniej 1 roku. Zdolność zawodowa (doświadczenie) dotyczy Wykonawcy (podwykonawcy, osób/osoby), która bezpośrednio będzie wykonywała przedmiot zamówienia.
2) złożą formularz oferty według wzoru stanowiącego załącznik do ogłoszenia.
5. Kryteria oceny ofert:
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najkorzystniejszy bilans kryterium ceny i kryterium doświadczenia, przy czym Zamawiający ustala dla:
1) kryterium cena - 85 pkt (liczone w następujący sposób: cena minimalna/cena badana x 85 pkt). Cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z przedmiotem zamówienia łącznie z ewentualnym dojazdem do siedziby jednostki.
2) kryterium doświadczenie 15 pkt, w tym kryterium Zamawiający przyzna max;
a. 5 pkt, o ile Wykonawca posiada doświadczenie w okresie ostatnich 5 lat w świadczeniu usługi w zakresie pełnienia funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji w co najmniej 2 jednostkach samorządu terytorialnego przez okres co najmniej pół roku lub 1 jednostce samorządu terytorialnego przez okres co najmniej 1 roku,
b. 10 pkt o ile Wykonawca posiada doświadczenie w okresie ostatnich 5 lat w świadczeniu usługi w zakresie pełnienia funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji w co najmniej 4 jednostkach samorządu terytorialnego przez okres co najmniej pół roku lub w 1 jednostce samorządu terytorialnego przez okres co najmniej 2 lat,
c. 15 pkt o ile Wykonawca posiada doświadczenie w okresie ostatnich 5 lat w świadczeniu usługi w zakresie pełnienia funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji w co najmniej 6 jednostkach samorządu terytorialnego przez okres co najmniej pół roku lub w 1 jednostce samorządu terytorialnego przez okres co najmniej 5 lat.
d. Ocenie poddane zostanie doświadczenie Wykonawcy (podwykonawcy, osób/osoby), które bezpośrednio będą wykonywać przedmiot zamówienia.
6. Termin i miejsce składania ofert :
Do 23 maja 2018 roku, do godz. 12:00
osobiście, korespondencyjnie do Urzędu Gminy Winnica, ul. Pułtuska 25, 06-120 Winnica, sekretariat lub
przesłanie faksem na numer 23 691 40 25, lub
pocztą elektroniczną na adres sekretariat@gminawinnica.pl
7. Termin i miejsce otwarcia ofert:
23 maja 2018 r. godz. 12:30 w Urzędzie Gminy Winnica, ul. Pułtuska 25, 06-120 Winnica, pokój nr 10.
8. Warunki finansowania:
1) za wykonanie przedmiotu zamówienia ustala się wynagrodzenie ryczałtowe z uwzględnieniem należnego podatku VAT zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług;
2) zapłata za wykonanie zgodnie z postawionymi warunkami zamówienia następować będzie miesięcznie - w miesiącu następującym po miesiącu świadczenia usługi przelewem w ciągu 14 dni licząc od dnia otrzymania faktury;
3) faktura wystawiona będzie na:
Nabywca: Gmina Winnica
ul. Pułtuska 25
06-120 Winnica,
NIP 5681545340
5) Płatnik: Gmina Winnica
ul. Pułtuska 25
06-120 Winnica
NIP 5681545340
Faktura płatna będzie na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.
9. Warunki rozpatrzenia oferty:
Warunkiem rozpatrzenia oferty będzie:
1) złożenie oferty w terminie i miejscu wskazanym w ogłoszeniu podpisanej przez upoważnioną osobę; Wykonawca, który złożył ofertę w formie elektronicznej przed podpisaniem umowy złoży ofertę w oryginale lub złoży podpis na wydruku oferty przesłanej elektronicznie;
2) zaoferowanie wykonania zamówienia spełniającego wymogi niniejszego postępowania poprzez złożenie stosownego oświadczenia na formularzu ofertowym;
3) spełnienie warunków pozwalających wykonać zamówienie, tj. w zakresie posiadania:
kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, ale wynika to z odrębnych przepisów, sytuacji ekonomicznej lub finansowej, zdolności technicznej lub zawodowej opisanej, jako minimum wymagań w pkt 4.1.c;
4) złożenie oświadczenia w zakresie spełniania warunku zdolności zawodowej, opisanej w pkt 4.1.c, poprzez wskazanie wykonania/wykonywania usług ABI wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane(jednostki samorządowe), oraz załączeniem dowodów określających, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy. W przypadku usług nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Złożone w tym zakresie dowody posłużą również do oceny Wykonawcy w kryterium doświadczenie (max do 15 pkt).
10. Opis przygotowania oferty:
Oferta powinna być dostarczona do Zamawiającego w terminie i formie wskazanym w pkt 6.
11. Dodatkowe informacje:
1) niniejsze zapytanie ofertowe jest zapytaniem wstępnym dającym możliwość Zamawiającemu podjęcie dalszych czynności, o ile zostaną spełnione przez Wykonawców postawione warunki i zostaną przedstawione oferty satysfakcjonujące Zamawiającego.
2) Zamawiający odrzuci oferty niespełniające warunków ogłoszenia.
3) Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, co podważa jego uczciwość, w szczególności gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;
4) w toku analizy ofert Zamawiający może wnioskować do Wykonawcy o złożenie dodatkowych wyjaśnień, przedłożenie dodatkowych oświadczeń lub dokumentów;
5) w przypadku ustalenia najkorzystniejszej oferty/ofert Zamawiający podejmie dalsze negocjacje z Wykonawcą w zakresie ustalenia szczegółów zamówienia i związanych z podpisaniem umowy;
6) złożenie oferty nie powoduje powstania wzajemnych zobowiązań pomiędzy stronami do czasu ostatecznej decyzji podjętej przez Zamawiającego w zakresie podpisania umowy;
7) Zamawiający może zaniechać dalszego prowadzenia postępowania w ramach niniejszego ogłoszenia w przypadku nie wpłynięcia żadnej oferty lub złożenia ofert nie spełniających warunków ogłoszenia lub zaproponowania ceny przekraczającej możliwości finansowe Zamawiającego.
8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków lub odwołania postępowania bez podawania przyczyn - zgodnie z art. 701 § 3 kc.
12. Uwagi:
Osobą upoważnioną do udzielania informacji jest Marcin Strzyżewski, tel. 23 691 40 44, e-mail informatyk@gminawinnica.pl
13. Załączniki:
1) załącznik do oferty – formularz ofertowy;

 

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:UG Winnica
Data utworzenia:2018-05-16
Data publikacji:2018-05-16
Osoba sporządzająca dokument:Marcin Strzyżewski
Osoba wprowadzająca dokument:Marcin Strzyżewski
Liczba odwiedzin:7926